Un KPI (key performance indicator), conocido también como indicador clave de rendimiento, es una herramienta indispensable para cualquier negocio. Sin embargo, se ha vuelto común en las PYMES que se sumerjan en las tareas diarias y olviden medir su progreso. El KPI adecuado ayuda a mantener el enfoque y a saber si cada esfuerzo está dando sus frutos. Estos indicadores también ayudan a determinar si se está mal gastando el tiempo y a priorizar tareas en consecuencia.
El estándar de “lo que no se mide, no se puede gestionar” se ha reconocido desde siempre. Sin embargo, hasta ahora que el Internet ha tomado más fuerza, se ha entendido su máximo potencial. Aun así, según PuroMarketing, “[a]penas el 20% de las empresas utilizan métricas avanzadas para extraer insights y tomar decisiones estratégicas.” Las PYMES deben preocuparse más por monitorar KPIs. De tal forma adquieren el doble de probabilidades de alcanzar sus objetivos.
En esencia, ¿qué es un KPI?
Los conocidos indicadores clave de rendimiento se usan en el mundo corporativo para medir objetivos específicos. Cuando estos se emplean adecuadamente, ayudan a definir la dirección de una empresa. En este sentido, con ayuda de esta información esencial, se pueden organizar personas, equipos y proyectos para optimizar el rendimiento.
¿Cómo se calcula?
Para saber cómo medir un KPI, es importante definir los objetivos de una forma muy específica desde un principio. Por ejemplo, una PYME podría estar interesada en medir el precio de sus acciones y ganancias. Por otro lado, es probable que una Startup esté más interesada en medir la cantidad de sus nuevos clientes. La herramienta más común del momento para analizar un KPI es Google Analytics. Esta herramienta puede rastrear grandes cantidades de datos: desde el rendimiento de un sitio web hasta volúmenes en ventas. Google Analytics también permite la visualización clara de datos complejos. Lo último se vuelve particularmente importante cuando se trata de medir múltiples KPIs.
¿De qué depende su efectividad?
Vale la pena hacer énfasis que entre más específico sea el objetivo, más preciso es el KPI. De tal manera, el KPI se puede establecer para que este sea medible y no intangible. En el caso de un KPI intangible, como la satisfacción del cliente, se debe medir con una variable adicional cuantitativa. Por ejemplo, una variable de comportamiento. Otro factor importante para identificar la eficiencia de un KPI, es establecer metas alcanzables. Un KPI debe estar basado en datos enfocados y no en objetivos ambiciosos que pueden desvíar el rendimiento de las estrategias. Una de las maneras más efectivas de evaluar su eficiencia, es usando el criterio SMART. El popular método se basa en que un KPI debe caracterizarse por ser: específico, medible, alcanzable, relevante/realista, tener tiempo límite. Una vez que se hayan implementado los criterios sugeridos, se pueden diseñar los objetivos con confianza. Una vez en marcha, es importante monitorearlos y hacer los ajustes necesarios.
Algunos de los indicadores de rendimiento importantes que las PYMES deben estar analizando:
- Ganancias & pérdidas
- Número de nuevos clientes adquiridos
- Costo por cliente/adquisición
- Satisfacción de clientes (se puede combinar con variables de comportamiento tales como el tiempo de permanencia en el sitio web y la tasa de conversión a ventas)
- Tráfico del sitio web
- Retorno de la inversión por gasto publicitario
- Redes sociales/tasa de awareness de la marca
¿Cuál es la diferencia entre KPIs y OKRs?
Una nueva variante en KPIs son los Objetivos y Resultados Clave (OKRs, por sus siglas en inglés). En los últimos años, los OKRs se han vuelto cada vez más populares. En parte debido a que Google los usa con gran éxito. La principal diferencia ente los dos conceptos radica en su ambición. Los OKRs no se definen como objetivos obtenibles basados en datos enfocados. En cambio, son objetivos ambiciosos con pasos claramente definidos que se describen para alcanzar ese objetivo. No deben ser vistos como objetivos inalcanzables, sino más bien motivadores.
Sería erróneo comparar la utilidad de los KPI y los OKR, ya que están diseñados con diferentes perspectivas. Sin embargo, se podría concluir que los KPIs evalúan los objetivos específicos basados en datos existentes. Mientras que los OKRs se implementan para objetivos completamente nuevos que requieren una visión más amplia.
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